5 принципов наилучшей практики управления документами

Управление документами редко проходит гладко – часто может показаться, что вы крошечное судно посреди моря законодательства. Как раз в тот момент, когда вы думаете, что движетесь в правильном направлении, волна законодательных актов выбивает вас из колеи. Доверьте РАЗРАБОТКУ ДОКУМЕНТАЦИИ на программное обеспечение на автоматизированные системы на устройства и приборы специалистам.

Тем не менее соблюдение требований к управлению записями не обязательно должно быть таким сложным. Предприятия усложняют себе задачу, рассматривая управление записями как второстепенную мысль, а не неотъемлемую часть своей повседневной деятельности. В этой статье мы обсудим девять правил наилучшей практики управления записями для внедрения в вашей организации.

1) Уделяйте приоритетное внимание безопасности и конфиденциальности

Одним из первых приоритетов для любого бизнеса, стремящегося навести порядок в отношении ведения записей, является обеспечение строгих мер безопасности данных и конфиденциальности. Если безопасность слаба, ваши данные могут быть уязвимы для взлома. Утечка данных может иметь огромные финансовые последствия, а также создать множество проблем с пиаром. Предприятия обязаны защищать свои записи и обращаться с данными и информацией клиентов с той безопасностью, которой они заслуживают.

Без принятия надлежащих мер безопасности киберпреступники могут не только получить доступ к вашим записям, но и установить вредоносное ПО в ваши системы, которое может захватить важные данные ваших клиентов. Реагирование на предупреждения безопасности следует рассматривать как неотъемлемую часть лучших практик управления записями. Совсем недавно сеть отелей Marriott подверглась утечке данных, в результате которой были украдены данные о 500 миллионах гостей, что может стоить компании 200 миллионов долларов.

Ваша система управления электронными документами и записями (eDRMS) должна иметь надежные встроенные функции безопасности для обеспечения безопасности информации с шифрованием передаваемых данных через надежное SSL-соединение.

Доступность — еще один ключевой компонент безопасности и конфиденциальности, который можно разделить на две части: соответствующие уровни доступа пользователей в организации и доступность / удобство использования информации для поддержки деловой активности. Организации должны гарантировать, что доступ к конфиденциальной, частной или секретной информации могут получить только определенные лица с соответствующими разрешениями.

Также должны быть предусмотрены процессы и меры предосторожности для предотвращения любого несанкционированного уничтожения или удаления зарегистрированных физических и цифровых записей, а также связанных с ними метаданных. Использование электронной системы управления документами и записями (eDRMS) поможет в регистрации, отслеживании и мониторинге записей.

2) Запись, отслеживание и мониторинг документов

Неправильное управление документами и отсутствие эффективной eDRMS являются ключевыми факторами плохого ведения учета и могут легко препятствовать соблюдению организацией законодательных требований. Когда документы пропадают или пропадают без вести, это может привести к неспособности агентства выполнить запрос о свободе информации (FOI) или привести к карательным мерам в соответствии с австралийскими законами и стандартами ведения учета.

Комплексная система eDRMS является фундаментальной частью способности организации регистрировать, отслеживать и контролировать интеллектуальную собственность организаций.

Существует много важных характеристик эффективной eDRMS. Ключевая функциональность, которую должны предоставлять ваши eDRMS, включает в себя;

• Автоматический сбор записей и применение классификации и метаданных в фоновом режиме. Способность находить правильный контент, когда это требуется, часто зависит от метаданных, поэтому важно собирать качественные метаданные.
• Возможность управления контентом в репозиториях. Часто организации обнаруживают информацию, сохраненную на сетевых дисках, на жестких дисках компьютеров, в приложениях и в облачных хранилищах, таких как SharePoint или OneDrive.
• Возможность управлять физическими, цифровыми и гибридными записями, включая такие, как переписка по электронной почте и записи в социальных сетях.
• Предоставление обоснованного аудиторского следа. Когда запись удаляется, ваши eDRMS должны сохранять метаданные удаленной записи, чтобы можно было отслеживать информацию об исторических действиях, совершенных с записью, и о том, какими пользователями они были выполнены. Это важно, когда речь идет о том, чтобы определить, соблюдались ли деловые и юридические принципы, и отслеживать любые несанкционированные действия.

Организационный контент должен обрабатываться в соответствии со стратегией управления документами вашей организации. Это обеспечит наличие соответствующей системы для записи, отслеживания и мониторинга контента, а также снизит риск потери контента, и сделает это таким образом, чтобы это не было в ущерб рабочим процессам конечного пользователя.

3) Создать и внедрить стратегию управления записями

Четкая и действенная стратегия управления записями должна лежать в основе архитектуры, процессов и процедур управления записями и информацией вашей организации. Она должна основываться на тщательном исследовании соответствующих политик и стандартов и регулярно проверяться.

Организациям необходимо создать и тщательно документировать свои процессы и процедуры управления записями и информацией, а также обеспечить, чтобы все сотрудники имели доступ к этой документации. Организации должны четко определить ответственность тех, кто ведет документацию, и понимать, как эта стратегия будет вписываться в стратегический бизнес-план организации.

Чтобы убедиться, что ваша стратегия управления документами соответствует действующему законодательству, необходимы регулярные проверки.

4) Ежегодный обзор / аудит

Соблюдение требований никогда не бывает делом «раз и навсегда», особенно когда речь идет об управлении записями и информацией. Ваша политика управления документами должна включать ежегодный обзор и оценку внутреннего и внешнего соответствия соответствующим законам и стандартам. Стандарты, по которым вы оцениваете эффективность управления документацией, должны основываться на национальных, государственных и международных стандартах.

Тщательный аудит должен беспристрастно взглянуть на вашу политику и процессы ведения учета. Соответствует ли исполнение формулировке политики и законодательству, которое ее содержит? Где они терпят неудачу? Где их можно было бы улучшить? Можно ли сделать их более экономичными по времени, сохраняя при этом соблюдение законодательных требований? Могут ли они сойти с рельсов? Если да, то как вы можете смягчить причины этого?